Los buenos insights envejecen bien, traduzco a continuación una serie de textos que arrancan en 2003 y que siguen estando vigentes. Se trata de The Tyranny of Email, «Tyranny» Revisited y the tyranny antidote de Ole Eichhorn.
La tiranía del correo electrónico
El correo electrónico es uno de los mayores avances que ha aportado la revolución informática a la productividad personal. Sin embargo, si se utiliza de forma inadecuada, también puede perjudicar su productividad. Este artículo analiza formas de utilizar el correo electrónico de manera eficaz. Además, va más allá y habla de cómo ser productivo, sin más.
Cuando el correo electrónico se vuelve perjudicial
No voy a enumerar todas las razones por las que el correo electrónico es bueno. Ya las conoce, supongo que es un ávido usuario del correo electrónico. (Cualquiera que lea esto está conectado a Internet, y casi todo el mundo que se conecta a Internet utiliza el correo electrónico). Tampoco voy a decirle que el correo electrónico es malo, porque no lo es. El impacto negativo del correo electrónico en la productividad proviene de la forma en que se utiliza, no del medio en sí.
Hay dos formas en las que el correo electrónico perjudica tu productividad:
- Rompe tu concentración.
- Te lleva a resolver problemas de forma ineficaz.
Veamos primero el impacto en la concentración. Soy ingeniero de software, y la programación requiere largos periodos de concentración. En realidad, esto no es exclusivo de la programación, hay muchos campos que requieren concentración. (¡Probablemente todo lo que vale la pena hacer requiere cierta concentración!).
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Sostengo que la programación no se puede realizar en menos de tres horas. Se necesitan tres horas para ponerse a punto, concentrarse, pasar al «modo del hemisferio derecho» y centrarse realmente en un problema. Los programadores eficaces organizan su jornada para tener al menos un intervalo de tres horas, y con suerte dos o tres. (Por eso los buenos programadores suelen trabajar hasta tarde por la noche. No les interrumpen tanto…).
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Una de las características clave del correo electrónico es que pone los mensajes en cola. A diferencia de las conversaciones cara a cara y las llamadas telefónicas, las personas pueden comunicarse por correo electrónico sin estar atentos a la comunicación simultáneamente. Tú eliges los momentos en los que prestas atención al correo electrónico. Pero mucha gente deja su cliente de correo electrónico funcionando continuamente. Esta es la razón más importante por la que el correo electrónico perjudica tu productividad. Si dejas tu cliente de correo electrónico funcionando, significa que cualquiera puede interrumpir lo que estás haciendo en cualquier momento. Básicamente, ellos eligen los momentos en los que tú prestás atención. (Incluso algún spammer aleatorio que te envía un anuncio basura sobre un plan para hacerse rico). Esto es malo.
Hay tres etapas en esta mala práctica. La primera etapa es configurar tu cliente de correo electrónico para que te avise cuando recibas un correo electrónico. No lo hagas. La segunda etapa es configurar tu cliente de correo electrónico para que emita un sonido cuando recibas un correo electrónico. No lo hagas. La tercera etapa es tener tu cliente de correo electrónico abierto todo el tiempo. Tampoco lo hagas. Para ser eficaz, debes elegir los momentos en los que vas a recibir correo electrónico. Sé que esto va en contra de la sabiduría popular. Casi todas las personas que conozco tienen su cliente funcionando todo el tiempo, lo tienen configurado para que emita un sonido e incluso pueden tenerlo configurado para que muestre alertas cuando reciben un correo electrónico. No lo hagas.
El spam es el mejor tipo de correo electrónico que puedes recibir, porque lo miras rápidamente, ves que es spam y lo borras. Luego vuelves al trabajo. El correo electrónico personal es el segundo mejor tipo de correo electrónico que se puede recibir, porque o bien respondes rápidamente («Hola, Jane, me alegro de saber de ti. Nos vemos esta noche en el club») o lo dejas para más tarde. El correo electrónico de trabajo orientado a tareas es el peor tipo de correo electrónico que se puede recibir. A menudo requiere reflexión y, al tratarse de trabajo, tiene cierta urgencia. Pero en cuanto te tomas el tiempo para responder, te has interrumpido a ti mismo. Has vuelto al «modo cerebro izquierdo» y has perdido el hilo de tu concentración.
Esto no significa que no debas responder a los correos electrónicos con prontitud. Revisa el correo electrónico en cada intervalo de la jornada: antes de empezar a trabajar, después de una reunión, después de comer, antes de irte a casa, etc. Reserva tiempo para hacerlo. Simplemente no dejes que otros dicten el momento.
¿Te ha pasado alguna vez?
[ En el pasillo del trabajo… ]
O: «Hola, R, ¿qué tal?»
R: «Genial, ¿y tú?»
O: «Bien. Oye, ¿has visto mi correo electrónico sobre el framitz?»
R: «No, todavía no he revisado mi correo electrónico hoy, lo siento».
O: «¡¿QUÉ?!».
A mí me ha pasado, no me puedo creer que esta sea una reacción normal: «envié el correo electrónico a las 9:30 y son las 11:30 y ¿aún no han revisado su correo electrónico? ¿Qué están haciendo? «Están siendo eficientes, eso es lo que están haciendo. Están eligiendo el momento en el que quieren que les interrumpan, y eso es algo bueno. Volveremos a tratar este tema más adelante, en la regla de las tres horas. Por ahora, esta es la conclusión:
- Desconecta tu cliente de correo electrónico. Tú debes elegir el momento en el que te interrumpirán.
Bien, ahora veamos la segunda característica del correo electrónico que merma la productividad: te lleva a resolver los problemas de forma ineficaz. El correo electrónico es un medio de comunicación. Usted envía mensajes a otras personas y recibe mensajes de otras personas. Algunos de estos mensajes son meras transmisiones de datos, información para que usted sepa lo que está pasando. Otros son «ruido»: agradecimientos, confirmaciones, bromas, etc. Y otros, muchos, son para resolver problemas. Usted se entera de un problema y responde con una posible solución, un posible enfoque o más preguntas. Hasta aquí, todo bien: el correo electrónico es un buen medio para resolver problemas. Y es muy fácil: recibes un correo electrónico, piensas (a veces) y respondes. Y listo.
Excepto cuando no es así. Porque hay algunos tipos de problemas que nunca se resuelven por correo electrónico. Y tan pronto como te encuentras con ese tipo de problema, tienes que detenerte inmediatamente, antes de que el problema empeore.
En primer lugar, nunca, jamás, critiques a alguien por correo electrónico. Por razones que nunca he comprendido del todo, cualquier emoción negativa siempre se amplifica en la comunicación por correo electrónico. A veces tienes la intención de ser crítico: alguien ha hecho algo tonto, ha dicho algo absurdo o ha enviado un correo electrónico ridículo. Resiste la tentación de responder. A veces no pretendes ser crítico, solo estás haciendo una observación, participando en un debate técnico o aportando datos a una discusión. Pero en cuanto notes que el destinatario ha interpretado tu correo electrónico como una crítica, debes cambiar inmediatamente de medio: lo mejor es una reunión cara a cara, pero una llamada telefónica también está bien.
En segundo lugar, no entres en debates técnicos prolongados por correo electrónico. He visto hilos que duraban semanas con toda una serie de comentaristas, en los que todos reafirmaban sus puntos de vista y no se resolvía nada. A menudo, el correo electrónico tiene el efecto de polarizar el debate, y los contendientes terminan más alejados en sus opiniones que cuando comenzó el debate. Tan pronto como sienta que esto está sucediendo, debe cambiar inmediatamente de medio. Lo mejor es una reunión con las personas clave involucradas, pero una conferencia telefónica también está bien.
Ambos tipos de problemas que no se resuelven por correo electrónico se agravan al poner en copia a otras personas. Cuanto mayor es la audiencia, peor se ponen las cosas. Por muy malo que sea ser crítico en un correo electrónico, es mucho peor si se pone en copia a diez compañeros. A menudo, la presencia de una audiencia en el correo electrónico es lo que provoca la polarización de los debates técnicos: si solo participaran las personas clave, serían menos virulentos y estarían más dispuestos a reconocer otros puntos de vista y buscar un compromiso. Bien, esta es la conclusión:
- Nunca critiques a nadie por correo electrónico y evita los debates técnicos. En su lugar, utiliza reuniones cara a cara o llamadas telefónicas.
Antes de pasar a hablar de la productividad en general, permítanme compartir algunas otras reflexiones sobre el correo electrónico. En primer lugar, sean prudentes a la hora de enviar correos electrónicos y de poner en copia a otras personas. Cada destinatario de un correo electrónico perderá un poco de tiempo leyendo cada mensaje que envíen. Los correos electrónicos sencillos que dicen «gracias», «entendido» o «nos vemos en la reunión» son educados y forman parte de la comunicación humana normal. Pero hay un límite, no es necesario responder «de nada», «me alegro de que lo hayas recibido» o «genial, yo también te veré». En mi carrera he dirigido equipos grandes y, a veces, las personas de esos equipos me ponían en copia en prácticamente todos los correos electrónicos que enviaban. Quizás querían que supiera lo que estaba pasando, o quizás querían hacerme saber lo bien que estaban haciendo su trabajo. En cualquier caso, me estaban quitando tiempo con cosas en las que no necesitaba perder tiempo. Tengo una gran capacidad para leer rápidamente los correos electrónicos, pero siempre me queda la sensación de que no lo han entendido, como «¿por qué me han enviado una copia de esto?».
Cada destinatario de cada correo electrónico debe tener un propósito. Está bien eliminar destinatarios de una respuesta; de hecho, es bueno, ya que hay menos personas involucradas y como hemos visto, cuanto mayor sea la audiencia, más se exacerbarán las críticas o los debates implícitos.
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Tengo que hacer un inciso para hablar de algo que me molesta. Envío un correo electrónico a S, y S responde, poniendo en copia a otras ocho personas. Yo le respondo solo a S. S responde, poniendo en copia de nuevo a otras ocho personas. Esto no está bien. Si soy inteligente, abandonaré el correo electrónico y continuaré la conversación con S cara a cara o por teléfono. Si no soy inteligente, criticaré a S tan duramente que le arderá el pelo, poniendo en copia a todo el mundo, y luego me arrepentiré.
}
En segundo lugar, el correo electrónico es un medio muy informal, pero es importante observar cierta formalidad. Utiliza un cliente de correo electrónico que revise la ortografía. Utiliza las mayúsculas normales. Utiliza una gramática correcta: las frases completas facilitan la lectura del correo electrónico, como todo lo demás. No utilices colores de fondo extraños ni fuentes raras. No adjuntes fotos de tu perro. Ya te haces una idea… He recibido correos electrónicos de personas de alto rango que rozaban el analfabetismo, con mayúsculas incorrectas, gramática incorrecta, frases incompletas, etc. La impresión no es positiva.
En tercer lugar, el correo electrónico puede ser inmediato, pero no dude en revisar y corregir los correos electrónicos importantes. En muchas empresas, el correo electrónico ha sustituido casi por completo a los memorandos en papel. En muchas situaciones empresariales, el correo electrónico ha sustituido a las cartas. Cuando escriba un correo electrónico que tenga una amplia distribución, o que afecte a una negociación, a un posible acuerdo o a una venta potencial, tómese el tiempo necesario para redactar un borrador y releerlo más tarde. Casi siempre se puede mejorar la redacción, expresar una idea de forma más concisa o mejorar la comunicación de alguna otra manera.
Por último, recuerde que el correo electrónico es un registro público y permanente. El correo electrónico es texto sin formato y se envía a través de redes públicas, a menudo se almacena en servidores durante mucho tiempo y puede guardarse en copias de seguridad durante más tiempo. Puede que en ese momento parezca «desechable», pero no se desechará, como han descubierto los altos ejecutivos de Microsoft, Enron, Worldcom y otras empresas. Si tiene algo que decir que no soportaría la luz pública, no lo diga por correo electrónico. Y si envía algo confidencial o delicado, considere la posibilidad de enviarlo como un archivo adjunto cifrado y/o protegido con contraseña.
Bueno, basta ya de hablar del correo electrónico. Aquí tienes las seis reglas para evitar la tiranía del correo electrónico:
- Apaga tu cliente de correo electrónico. Elige el momento en el que te interrumpirán.
- Nunca critiques a nadie en un correo electrónico y evita los debates técnicos. En su lugar, utiliza reuniones cara a cara o llamadas telefónicas.
- Sé prudente a la hora de elegir a quién envías un correo electrónico y a quién pones en copia.
- Es importante observar cierta formalidad.
- No dudes en revisar y corregir los correos electrónicos importantes.
- Recuerda que el correo electrónico es un registro público y permanente.
¿Entendido? Genial. Pensar en la productividad del correo electrónico me ha llevado a hacer algunos comentarios sobre la productividad en general…
La regla de las tres horas
La programación es una actividad del hemisferio derecho del cerebro. Es muy conceptual y espacial y [¡sorpresa!] artística. Para programar de forma eficaz, es necesario pasar del modo normal del «hemisferio izquierdo» del cerebro a la zona del «hemisferio derecho». Como he mencionado anteriormente, la programación no se puede realizar en menos de tres horas. De verdad. Y, tras hablar con amigos de otros campos, estoy convencido de que esto se aplica a muchos otros ámbitos laborales.
Cuando estás en una zona de tres horas, has alcanzado la velocidad necesaria, has reunido tu concentración, has pasado al «modo del hemisferio derecho» y te estás centrando en un problema. Estás siendo productivo. Hay cuatro cosas que pueden interrumpirte, y debes estar atento a todas ellas:
- Recibir correos electrónicos o llamadas telefónicas.
- El contacto personal con los compañeros de trabajo.
- Reuniones.
- Interrupciones.
Hablemos de cada una de ellas… En primer lugar, los correos electrónicos o las llamadas telefónicas. Ya hemos hablado del correo electrónico, esto es fácil: basta con apagar el cliente de correo electrónico. Listo. La mayoría de la gente recibe muchas menos llamadas telefónicas que correos electrónicos, por lo que las llamadas no son un problema tan grave. La solución es la misma: poner el teléfono en modo «no molestar».
Hoy en día, casi todo el mundo tiene un teléfono móvil (esto está escrito en 2003, en 2026 TODO EL MUNDO LO TENEMOS) , déjelo encendido y, si hay una emergencia real, su pareja, su médico o quien sea podrá localizarle. La mayoría de las llamadas en su jornada laboral son de compañeros de trabajo o clientes; son importantes, pero, al igual que con el correo electrónico, usted debe elegir el momento para atenderlas.
En segundo lugar, está el contacto personal con los compañeros de trabajo. Hoy en día, la mayoría de las empresas no pueden permitirse que todo el mundo tenga una oficina privada, por lo que es bastante fácil que te interrumpan. (Si tienes oficina, ¡cierra la puerta!) Las distracciones incluyen el ruido ambiental, las preguntas («Hey, do you know how to invoke a framitz?») y otras interrupciones («Oye, ¿quieres jugar al futbolín?»). Son cosas muy importantes (especialmente el futbolín), pero son interrupciones y te estropearán tu ventana de tres horas. Básicamente, lo que quieres es aislarte de tus compañeros, al igual que con el correo electrónico y las llamadas telefónicas. Para lidiar con el ruido ambiental, hazte con unos buenos auriculares y pon música. Inalámbricos, si quieres. Por 100 dólares tendrás la mejor calidad de sonido que puedas imaginar y una forma segura de eliminar el ruido de fondo.
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El debate sobre «oficina frente a cubículo» sigue candente y aún no se ha resuelto. Algunas empresas proporcionan a cada ingeniero su propia oficina y afirman que la mejora en la productividad compensa el coste. Otras consideran que el ambiente es mejor en una oficina con cubículos y que la interacción entre los ingenieros conduce a una mejor resolución de problemas. Sin tomar partido en este debate, lo cierto es que la mayoría de los ingenieros trabajan en cubículos y tienen poco control sobre ello. Así que es lo que hay: hay que sacar lo mejor de ello.
En 2000 me incorporé a PayPal, una empresa punto com con un entorno de trabajo igualitario en el que todos tenían un cubículo, incluso el director general. Después de muchos años disfrutando de una oficina privada, volví a un cubículo. Rápidamente descubrí que había dos cosas esenciales: en primer lugar, coloqué mi escritorio y mi ordenador de manera que no me distrajera el tráfico (alejado de la abertura del cubículo) y, en segundo lugar, compré unos auriculares inalámbricos estupendos. Con estas adaptaciones, pude trabajar con la misma productividad que en una oficina. (Por supuesto, utilizaba las salas de conferencias para las reuniones).
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Es más difícil lidiar con las preguntas y las interrupciones de los compañeros. El intercambio entre los ingenieros de un equipo es importante; a menudo, una persona tiene la respuesta al dilema de otra. También está el aspecto social, ya que es agradable interactuar con los compañeros. Sin embargo, es necesario disponer de esos intervalos de tres horas. Recomiendo colocar un sencillo cartel en el cubículo: «Estoy concentrado», «No molestar», etc. (Esta es una oportunidad para ser creativo…) Básicamente, lo que quieres es que tus compañeros sepan que estás concentrado. Si tienen una pregunta técnica que puede esperar, pueden enviarla por correo electrónico o esperar a que salgas. Si necesitan atención inmediata («oye, ¿quieres jugar al futbolín?»), al menos sabrán que estabas concentrado y que te están interrumpiendo.
En tercer lugar, las reuniones… Ah, sí. Se podría escribir un libro entero sobre las reuniones, y muchos lo han hecho. Permítanme hacer algunos comentarios sobre las reuniones y luego dejarlo. Las reuniones interrumpen a todos los que asisten, obviamente, por lo que son «caras». A menudo también son la mejor manera de comunicar el estado del equipo y resolver problemas. Por lo tanto, celebrar buenas reuniones en lugar de malas tiene un enorme impacto. Cada reunión debe tener un propósito bien definido, y el organizador debe mantenerla por el buen camino. Es bueno celebrar las reuniones «a primera hora», cerca de la hora del almuerzo o al final del día; de esta manera, las franjas horarias de tres horas de las personas se ven menos afectadas. Ya basta de reuniones… son lo que son.
Por último, las «warp-offs». ¿Qué es una «warp-off»? A diferencia de los otros tres tipos de interrupciones, en las que otras personas te interrumpen, una «warp-off» es cuando te interrumpes a ti mismo. Por lo general, esto ocurre porque te has atascado, no sabes qué hacer a continuación, así que cambias de tarea y haces algo que sabes hacer. Mi warp-off favorito es navegar por Internet. A veces, cuando estoy trabajando en un problema difícil, tengo que obligarme a no hacerlo. Otros posibles warps son: leer el correo electrónico (!), trabajar en cosas «divertidas» en lugar de en cosas «difíciles», molestar a tus compañeros («¿alguien quiere jugar al futbolín?»), y, por supuesto, publicar en tu blog 🙂 Evitar distraerte es muy difícil y tiene que ver con lo que motiva a las personas y un montón de cosas que no puedo abordar aquí, pero lo principal es ser lo suficientemente consciente de ti mismo como para darte cuenta de que lo haces (todo el mundo lo hace) y lo suficientemente fuerte como para esforzarte por no hacerlo. Yo tiendo a desviarme cuando me quedo atascado, así que las mejores estrategias para evitarlo son las que me permiten salir del atolladero. Entre ellas se incluyen hablar con otras personas, dar un paseo en bicicleta, pensar fuera de la caja (generalmente por encima de la caja, es decir, tener una visión más amplia), intentar simplificar el problema y aplicar sin descanso la fórmula W=UH («si algo es demasiado feo o demasiado difícil, es incorrecto»).
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En cuanto a trabajar en cosas «divertidas» en lugar de «difíciles», es interesante pensar en qué hace que algunas tareas sean divertidas y otras difíciles. Creo que la felicidad proviene de gustarte a ti mismo, y las cosas divertidas son aquellas que te hacen gustarte a ti mismo. Por lo tanto, las tareas divertidas son aquellas que sabes hacer y que demuestran tu competencia. Las tareas difíciles son aquellas que no sabes hacer o que revelan una falta de experiencia. A menudo hay retroalimentación: las tareas divertidas te harán ganar el reconocimiento de los clientes o compañeros de trabajo, pero las tareas difíciles quizá no.
Cuando te quedes atascado y te encuentres haciendo algo «divertido» en lugar de algo «difícil», pregúntate qué es lo que hace que lo difícil sea difícil. En un mundo perfecto, a cada persona se le asignarían siempre tareas en las que es buena y que le reportan reconocimiento, de modo que todo lo que hace es divertido. El mundo no es perfecto, pero ese es el objetivo.
}
Bien, son muchas palabras, veamos si podemos resumir. Básicamente hay una gran regla y cuatro pautas:
- Gran regla: se necesitan tres horas para hacer cualquier cosa.
- Directrices:
- Apaga tu cliente de correo electrónico, pon tu teléfono en «no molestar».
- Aíslate. Consigue unos buenos auriculares. Advierte a tus compañeros cuando estés «concentrado» para minimizar sus interrupciones.
- Minimiza las reuniones y prográmalas para evitar ventanas de tres horas.
- Sé consciente de cuándo te desconcentras e intenta salir de ese estado.
2. «Tyranny» Revisited
Hace una semana publiqué un pequeño artículo titulado La tiranía del correo electrónico, en el que daba algunos consejos para mejorar la productividad personal. Decir que esto tuvo gran repercusión sería quedarse corto: aparecí en Winer, DayPop, Popdex, Blogdex y Slashdot. Al revisar mis registros de referencias, observé que literalmente miles de sitios en toda la blogosfera habían enlazado este artículo. Sorprendentemente, la mayoría de las referencias eran bastante positivas, una especie de «¡SÍ!» en toda la red.
Muchos de vosotros os tomasteis la molestia de enviarme un correo electrónico (¡más de 400!) y decidí resumir las ideas más interesantes en esta entrada. También hubo un gran hilo en Slashdot y dos activas discusiones en JoelOnSoftware, ambas con muchas buenas ideas. Gracias por todos vuestros comentarios, fueron estupendos.
Mensajería instantánea. Muchas personas preguntaron o comentaron sobre la mensajería instantánea. Yo no la uso, por lo que no escribí sobre ella en mi artículo. Parece encajar en algún lugar entre el correo electrónico y el teléfono; en el lado positivo, tiene la inmediatez de una llamada telefónica y la precisión tipográfica del correo electrónico, y en el lado negativo, combina la impersonalidad del correo electrónico con la urgencia de los teléfonos. Si usas mensajería instantánea, te sugiero que apagues tu cliente de mensajería instantánea cada vez que quieras concentrarte. Los mensajes instantáneos no solo interrumpen tu «flujo», al igual que el correo electrónico, sino que los clientes de mensajería instantánea pueden interrumpirte solo para avisarte de que un amigo se ha conectado, incluso si ese amigo no tiene nada que decir. Eso es una invitación segura a «desconectarse».
Apagar el correo electrónico frente a simplemente no revisarlo. Vale, esto es un poco sutil, pero tened paciencia conmigo. Varias personas señalaron que no es necesario desactivar el cliente de correo electrónico, sino que basta con desactivar las notificaciones. En teoría, esto es cierto («¿te interrumpe la caída de un árbol en el bosque si no te avisan?»), pero en la práctica no creo que sea lo mismo. Es demasiado fácil pulsar Alt+Tab y comprobar si tienes correo electrónico. La simple tentación de hacerlo puede ser perturbadora. Un corresponsal señaló que deja Outlook abierto porque tarda demasiado en iniciarse. Si tarda demasiado en iniciarse, es que lo inicias con demasiada frecuencia. No quieres estar comprobando el correo electrónico cuando estás concentrado. De verdad.
Siempre que no estés haciendo algo que requiera concentración, por supuesto, ejecuta tu cliente de correo electrónico, ejecuta tu cliente de mensajería instantánea, activa las notificaciones, atiende las llamadas telefónicas, todo lo que sea necesario. Pero cuando realmente necesites trabajar, apaga todo. Aíslate. Bueno, ya basta con eso.
Debates técnicos.Esto fue lo que generó más objeciones por parte de la gente. Mi sugerencia fue no entrar en debates técnicos prolongados por correo electrónico, la clave es «prolongados». Obviamente, el correo electrónico es una forma estupenda de comunicación para los ingenieros, y la resolución de muchos problemas implica debate. Puede haber muchos intercambios productivos entre diferentes personas y esto a menudo conduce a la mejor solución. Pero cuando no se aporta nueva información y la gente se limita a reafirmar sus posiciones, cuando el hilo de la discusión genera más calor que luz, entonces es el momento de reunirse.
BCC malo. Bastantes personas mencionaron el potencial maligno de los BCC (personas en copia ocultas). Estoy de acuerdo, rara vez hay situaciones en las que sea necesario utilizar el CCO… Hay que tener en cuenta que, de todos modos, todo el mundo acabará sabiendo quién ha recibido una copia. Mi consejo para evitar los inconvenientes del CCO es que, tan pronto como se vea que las cosas van mal, se cambie de medio de comunicación: hablar cara a cara o por teléfono. Eso suele calmar los ánimos antes de que la situación se descontrolen.
Recibí correspondencia muy interesante de varias personas sobre por qué el correo electrónico exacerba las emociones negativas. ¿Sabías que el 90 % de la comunicación cara a cara es no verbal? Al parecer, el 60 % es lenguaje corporal, el 30 % es tono de voz y solo el 10 % es contenido verbal real. Me parece increíble. Sin duda, esto explica por qué las llamadas telefónicas son mejores que el correo electrónico para temas delicados (40 % frente a 10 %) y por qué lo mejor es hablar cara a cara (100 % frente a 40 %). También explica la evolución de los emoticonos y otras señales como la negrita, los colores, la cursiva y la puntuación. En cualquier caso, el correo electrónico es fantástico, pero todo el mundo está de acuerdo en que no funciona para las críticas.
¿Tres horas? Demostrando que mi público era principalmente de ingenieros, varias personas querían saber de dónde venía el número tres… ¿Había algún estudio que demostrara que ese era el intervalo mínimo? Bueno, tres horas es puramente anecdótico, basado en la experiencia personal. Tu experiencia puede variar. El punto central no era tres horas frente a dos o cuatro, sino que se necesitan períodos bastante largos de tiempo ininterrumpido para ser productivo.
Aquí hay otra razón para el tres, que «encaja» en una jornada laboral. Por ejemplo, llegas a las 8:30, revisas el correo electrónico, escuchas el buzón de voz, haces todo eso. Luego apagas todo y trabajas durante tres horas, hasta las 12:30. Ahora haces una pausa para almorzar. Vuelves a las 1:30, revisas el correo electrónico, escuchas el buzón de voz, haces todo eso. Luego apagas todo y trabajas otras tres horas, hasta las 5:00, por ejemplo. A continuación, revisas el correo electrónico, escuchas los mensajes de voz, juegas al futbolín, corres por ahí y molestas a todo el mundo, etc. Has tenido dos buenos periodos de tiempo para hacer tu trabajo.
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Lo sé, lo sé, esto no es el mundo real, es un ejemplo canónico. Nadie hace esto realmente todos los días, ni siquiera en un día cualquiera. Pero lo que quiero decir es que esto sería mucho más productivo que sufrir interrupciones durante todo el día.
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La naturaleza de tu trabajo. Quizás no era obvio, pero mis comentarios iban dirigidos a ingenieros y otras personas que se benefician de periodos de concentración ininterrumpidos para hacer su trabajo. Si eres representante de atención al cliente o vendedor, puede que este consejo no sea para ti. { A menos, claro está, que estés trabajando en una «chuleta» para ayudar a tu equipo con un problema frecuente, o redactando una propuesta para conseguir un gran contrato. 😉 }
Respuesta oportuna. Algunas personas consideraban que tres horas no constituyen una «respuesta oportuna» a los correos electrónicos. Obviamente, esto puede variar según la naturaleza de tu trabajo. Sin duda, hay personas cuyas responsabilidades implican ser más receptivas que eso. Sin embargo, esperemos que no sean ingenieros. Para reiterar el punto central, los ingenieros necesitan períodos bastante largos de concentración ininterrumpida para ser productivos.
He dirigido a personas que tenían que compaginar la responsabilidad del soporte técnico con el desarrollo. La mejor solución para estos puestos es establecer una rotación, de modo que algunas personas estén «de guardia» mientras que otras no. Esto permite que algunas personas presten un soporte oportuno, mientras que otras pueden concentrarse en el desarrollo.
Sistemas de megafonía. Sorprendentemente, bastantes personas informaron de que su oficina cuenta con sistemas de megafonía. No se me ocurre nada más molesto que los anuncios periódicos por megafonía, así que sin duda les comprendo. Más allá de presionar para que se desactive el sistema de megafonía (o comprar alicates), parece que la solución serían los auriculares y la música.
Por último, si alguna vez quieres abusar de tu productividad personal, publica un artículo semiinteresante sobre productividad en la web. Entre implementar slashdot sunscreen, responder a correos electrónicos interesantes y rastrear todos los sitios geniales que enlazan contigo desde los registros de referencias, fácilmente te puede costar una semana 🙂
[Actualización 3/5/09 – el antídoto contra la tiranía del correo electrónico… ]
Y 3. the tyranny antidote
Miércoles, 03/04/09 11:28 p. m.
Esto me encanta. Una representación visual de exactamente lo que hay que hacer para contrarrestar la tiranía del correo electrónico.
Aquí están todos los elementos clave:
- Revisar el correo electrónico en momentos programados, sin interrupciones.
- Reservar periodos de tres horas para «hacer el trabajo».
- Centrarse en un máximo de tres actividades al día.
- Realizar una sola tarea en la medida de lo posible.
¡Si pudiera hacer esto, dominaría el mundo!
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