De mis contactos en The Connecting File me ha llegado un texto muy interesante, que me ha hecho reflexionar sobre cómo perdemos el tiempo por nuestra incompetencia digital.
El texto se titula The Office Suite as Combat Power: Generating Tempo and Regaining Time Through Microsoft Proficiency
Traducido:
La suite Office como poder de combate: generar ritmo y recuperar tiempo gracias al dominio de Microsoft
Capitán Mitchell Teefey
25 de octubre de 2025
Nota del editor: este artículo obtuvo el segundo puesto en el Concurso de Redacción 2025 de CxFile.
Una escena clásica del Cuerpo de Marines
A las 06:00 de un lunes por la mañana, toda una sección de fusileros se encuentra fuera de la oficina de la compañía, alineada e inquieta. Uno por uno, entran en fila para recitar su grupo sanguíneo a un suboficial que lleva un portapapeles y hace todo lo posible por no perder la cuenta. Es una escena que se repite cada semana en toda la Fuerza Marine de la Flota. A primera vista, parece disciplina a la antigua usanza: los marines esperando, haciendo lo que se les ordena. Pero si damos un paso atrás, queda claro que no se trata de disciplina, sino de disfunción. Y está desperdiciando el único recurso del que nunca tendremos suficiente: tiempo.
Este tipo de fricción administrativa no es el resultado de la pereza o la falta de esfuerzo. Es el resultado de la escasa fluidez digital que inculcamos deliberadamente a los marines encargados de dirigir las operaciones diarias de un batallón de infantería. Nos faltan conocimientos de Microsoft Office. Las herramientas ya están en todos los portátiles del gobierno, pero nunca formamos a los marines para que las utilicen en todo su potencial. Como resultado, se pierden días enteros recreando listas desde cero, formateando diapositivas de formación a mano y esperando información que debería estar canalizada y visible para cualquiera que la necesite.
Todos los oficiales de compañía y suboficiales del personal deben reconocer que Excel y PowerPoint establecen las condiciones para su formación sobre el terreno y su empleo operativo. Se espera que utilicen estos programas igual que sus M240B [La M240 (formalmente Ametralladora, 7,62 mm, M240) es una versión especial de la ametralladora de propósito general belga FN MAG hecha para el Ejército de Estados Unidos en los años 1970] y M27. Sin embargo, muchos de estos líderes utilizan los primeros con conocimientos rudimentarios, lo que crea limitaciones no deseadas en los segundos. Los censos se reconstruyen cada ciclo PCS porque nadie sabe cómo utilizar VLOOKUP.[ se refiere a una ineficiencia crítica en el Cuerpo de Marines donde las listas de personal (censos o rosters) se vuelven a crear desde cero cada vez que ocurre un ciclo de PCS (Permanent Change of Station o traslado permanente de destino)]Los calendarios de entrenamiento se distribuyen como capturas de pantalla en lugar de enlaces activos, lo que significa que cada actualización requiere un reenvío completo. Google Docs se utiliza para todo, desde listas de equipo hasta planes de fuego, porque «al menos funciona», aunque no esté integrado con MOL, MCTIMS o SharePoint y carezca de los estándares de seguridad necesarios para el material sensible. Las presentaciones de PowerPoint se convierten en monstruosidades de 60 diapositivas que tardan horas en actualizarse, pero que aún así omiten lo que realmente importa.
Esto no es solo un problema administrativo. Es un problema de combate. El tiempo es nuestro bien más escaso. Cada hora perdida por errores de formato, fricciones en la información o llamadas de datos redundantes es una hora que podría haberse utilizado para repeticiones de tiro en parado, ensayos de ataque en escuadrón o juegos de decisión táctica (TDGs). Si nos preocupa maximizar el tiempo de entrenamiento, debemos empezar a tratar el dominio de Microsoft Office como una habilidad de apoyo al combate.
Consideraciones civiles en la era digital
Otras industrias ya se han dado cuenta de esto. En la construcción, los capataces utilizan herramientas de seguimiento basadas en Excel que actualizan automáticamente los informes de materiales y personal. En logística, los operadores de pequeñas empresas utilizan paneles de control de Power BI para visualizar el inventario, los plazos de envío y la dotación de personal, todo ello actualizado en tiempo real. Smartsheet y Trello son herramientas estándar para que los organizadores de eventos y los directores de operaciones realicen un seguimiento de docenas de elementos móviles en múltiples ubicaciones.
¿Cuál es el denominador común de todas estas funciones? Las desempeñan líderes de nivel medio, que equivalen aproximadamente a un comandante de pelotón o a un sargento de artillería de compañía en el ámbito civil. La diferencia es que, en su mayoría, han recibido formación para utilizar las herramientas de software que requieren sus puestos de trabajo. Si los jefes de proyecto de cuello azul pueden dominar Excel y PowerPoint, no hay razón para que los marines no puedan hacerlo.
Tiempo rojo, tiempo azul y dónde fallamos
Aquí es donde entran en juego los conceptos de tiempo rojo y tiempo azul. Estos conceptos de flujo de trabajo se popularizaron gracias al capitán retirado de submarinos de la Marina de los Estados Unidos David Marquet, autor de Turn the Ship Around y Leadership Is Language. Marquet divide el tiempo en dos categorías básicas:
- El tiempo rojo es la ejecución. Es hacer. Es cuando los marines están sobre el terreno, realizando un ejercicio, informando de las órdenes, saliendo a patrullar.
- El tiempo azul es pensar. Es cuando planificamos, diseñamos, ensayamos, analizamos y preparamos. Es el espacio en el que definimos lo que debería suceder antes de salir y hacerlo realidad.
Según Marquet, la mayoría de las organizaciones tienen un rendimiento inferior no por fallar en el tiempo rojo, sino por no invertir adecuadamente en el tiempo azul. Se precipitan a la acción sin invertir el pensamiento necesario para que la ejecución sea fluida. ¿Te suena familiar?
En el batallón de infantería, quemamos tiempo rojo constantemente. Lo desperdiciamos cuando se retrasa un campo de tiro real porque alguien olvidó solicitar el DODIC correcto en el TSR [olvidar un código DODIC (el código de identificación de munición) en una TSR (solicitud de apoyo al entrenamiento)]. Lo desperdiciamos cuando se retrasa un plan de entrenamiento porque el rastreador de campo no está actualizado. Lo desperdiciamos cuando creamos manualmente la misma lista tres veces en tres formatos porque nadie sabe cómo usar XLOOKUP. Esto no es un fallo del tiempo rojo, es un fallo en la preparación durante el tiempo azul.
El tiempo azul no es tiempo de inactividad. Es tiempo de diseño. Y en una organización en la que las horas de entrenamiento son limitadas y la competencia por el espacio en el calendario es brutal, el tiempo azul inteligente reporta enormes beneficios en el campo. Si su lista de Excel tiene formato condicional, menús desplegables y datos de rango que se rellenan automáticamente, entonces el tiempo rojo no se gasta en corregir errores o pedir aclaraciones, sino en ensayar, disparar y mejorar.
Al aprovechar herramientas como Microsoft Power Automate, SharePoint Lists e incluso fórmulas básicas de Excel, estás invirtiendo en tiempo azul para preparar a tu equipo para un tiempo rojo exitoso y optimizado. Añade herramientas emergentes de IA que pueden resumir datos, identificar lagunas y recomendar la priorización de tareas; y ahora tu tiempo rojo no solo es más rápido, sino también más inteligente.
La visión de Marquet se aplica perfectamente a nosotros: «No empoderes a las personas para que tomen mejores decisiones. En su lugar, dales la información y el control para diseñar el sistema que produzca automáticamente mejores decisiones». ¿En lenguaje marine? Deja de decir a los escuadrones que entrenen más duro. Empieza a crear los sistemas que les den el tiempo y la claridad para entrenar mejor.
Cómo es realmente la «competencia»
Para empezar, significa utilizar la validación de datos en Excel para crear menús desplegables para entradas como rango, MOS [Especialidad Ocupacional Militar (del inglés Military Occupational Specialty), que es el código que identifica el trabajo o función específica de un Marine, uno de los datos de entrada fundamentales que deben gestionarse en los censos (rosters) y rastreadores de entrenamiento] y estado médico. Significa aprender a aplicar el formato condicional para que las cualificaciones caducadas o los eventos de entrenamiento vencidos se resalten automáticamente en rojo. Significa sustituir horas de referencias cruzadas manuales por una sola función XLOOKUP que extrae datos de otra pestaña. Para los usuarios más avanzados, se pueden utilizar tablas dinámicas para resumir las estadísticas de rendimiento por pelotón, mientras que se pueden generar gráficos y diagramas con dos clics para ayudar a visualizar las tendencias a nivel de compañía o batallón.
En cuanto a PowerPoint, se trata de utilizar SmartArt para mostrar de forma clara las relaciones de mando o los flujos LOGSTAT [acrónimo de Logistical Status o Estado Logístico) se refieren a la representación visual y el reporte del estado de los suministros, el equipo y el flujo de materiales dentro de una unidad militar], en lugar de construir todo desde cero con una docena de cuadros de texto desalineados. Se trata de crear plantillas de diapositivas con encabezados y pies de página reutilizables para que se cumplan en todo momento las expectativas del comandante en cuanto a formato y contenido. Y lo más importante, se trata de incrustar gráficos de Excel en tiempo real para que las presentaciones se actualicen automáticamente a medida que cambian los datos de origen, lo que reduce las horas de preparación de las actualizaciones antes de cada sincronización a nivel de batallón.
Para los ambiciosos en el ámbito digital, Power BI abre la puerta a la creación de paneles de control a nivel de batallón que muestran datos de preparación en tiempo real, porcentajes de calificación de alcance y tasas de finalización de eventos T&R [Training and Readiness o Entrenamiento y Disponibilidad) son hitos o tareas de capacitación específicos que se utilizan para medir y reportar el nivel de preparación combativa de una unidad] Aunque se trata de un objetivo ambicioso, está absolutamente al alcance de un segundo comandante de compañía o un oficial adjunto de operaciones con unas pocas horas de formación específica.
Cómo implementar esto mañana
Lo más importante es que dejemos de esperar a que los «nativos digitales» lo descubran por sí mismos. Se necesita una formación específica. Un simple bloque de PME «Jueves de formación administrativa» podría transformar una unidad en solo unas semanas.[Un «Jueves de formación administrativa» (o Admin Education Thursday) es una propuesta de Educación Militar Profesional (PME)]
El formato es sencillo: una hora a la semana, solo práctica, sin presentaciones de PowerPoint, sobre PowerPoint. La primera semana podría cubrir los conceptos básicos de Excel: formato, menús desplegables y bloqueo de celdas. La segunda semana podría abordar XLOOKUP y la vinculación de múltiples fuentes de datos. La tercera semana podría dedicarse a consejos de diseño de PowerPoint. La cuarta semana podría enseñar a los marines a publicar enlaces compartidos en tiempo real en SharePoint o OneDrive. Utilice datos reales de la compañía para enseñar, de modo que los participantes salgan con un producto funcional.
Algunos cambios se pueden implementar de inmediato. Un XO [oficial ejecutivo] de la Compañía puede reconstruir la lista maestra utilizando menús desplegables y formato condicional, de modo que cualquier SNCO [Staff Non-Commissioned Officer (Suboficial Superior), quienes dentro de la estructura de los Marines actúan como líderes de nivel medio] pueda ver inmediatamente los elementos vencidos de un vistazo . Se puede crear un rastreador de matriz de entrenamiento en Excel con pestañas de pelotón y una tabla dinámica que genera automáticamente resúmenes para la sincronización semanal del entrenamiento del batallón. Los suboficiales de campo de tiro pueden utilizar una plantilla predefinida que codifica por colores las puntuaciones de calificación según si se aprueban o se suspenden, y se puede vincular un gráfico de barras directamente al siguiente informe del mando y el personal.
Haga clic aquí para ser más inteligente: Biblioteca de tutoriales de herramientas de Office para la sección de personal de infantería
Estos vídeos no son para «friquis de los datos». Están destinados a los líderes de infantería que están hartos de perder su tiempo (y el de los demás) haciendo un seguimiento del entrenamiento, creando listas o consolidando información a mano. Véalo durante el almuerzo y póngalo en práctica antes de que termine la jornada laboral. Cada vídeo ha sido cuidadosamente seleccionado y dura menos de 25 minutos, la mayoría menos de 10.
Tutoriales de Excel
Validación de datos (listas desplegables): tecnología para profesores y alumnos (13:07)
Qué enseña: Cómo crear menús desplegables en celdas (por ejemplo, rango, MOS, preparación médica: sí/no).
Por qué es importante: Evita la introducción de datos erróneos. Los marines no pueden escribir accidentalmente «Sergent» o «0341#». Ideal para el seguimiento de entrenamientos o listas consolidadas.
Formato condicional en Excel: Kevin Stratvert (6:43)
Qué enseña: Cómo hacer que las celdas cambien de color automáticamente en función de las condiciones.
Por qué es importante: Rojo = vencido. Amarillo = dentro de los 30 días. Verde = completo. Úselo para codificar por colores las calificaciones, la preparación médica y las ventanas PFT de un vistazo.
XLOOKUP explicado de forma sencilla – Excel Campus – Jon (3:32)
Qué enseña: Cómo extraer automáticamente los datos coincidentes de otras hojas de cálculo.
Por qué es importante: Ya no es necesario cruzar manualmente la lista con el rastreador PFT o la hoja MedPros. XLOOKUP lo hace en segundos.
Tutoriales de tablas dinámicas de Excel – Kevin Stratvert (13:35)
Qué enseña: Cómo resumir grandes volúmenes de datos en información útil.
Por qué es importante: Perfecto para resumir las estadísticas de cualificaciones por pelotón, mostrar la preparación del equipo por escuadrón o mostrar quién ha completado la PME por puesto.
Crear un panel de control de Excel: tecnología para profesores y alumnos (14:02)
Qué enseña: cómo crear un panel de control limpio y profesional utilizando los datos existentes.
Por qué es importante: impresiona a tu comandante y libérate de tener que crear actualizaciones de 30 diapositivas. Un buen panel de control muestra de un vistazo la preparación para el entrenamiento, las carencias de equipo y la finalización de tareas.
Tutoriales de PowerPoint
Tutorial sobre la plantilla de diapositivas de PowerPoint: Kevin Stratvert (6:04)
Qué enseña: Cómo crear plantillas que se apliquen a todas las diapositivas.
Por qué es importante: Se acabó formatear cada diapositiva a mano. Úselo para informes OPORD estandarizados, actualizaciones LOGSTAT o sincronizaciones a nivel de comandante.
Insertar gráficos de Excel en tiempo real en PowerPoint: Sharon Smith (2:48)
Qué enseña: Cómo insertar gráficos de Excel que se actualizan automáticamente dentro de PowerPoint.
Por qué es importante: cuando se actualiza el rastreador de alcance, se actualiza el informe. Ya no es necesario copiar y pegar capturas de pantalla la mañana de la reunión de entrenamiento del batallón.
Uso de gráficos SmartArt – Envato Tuts+ (5:05)
Qué enseña: cómo presentar visualmente las relaciones de mando, el flujo de equipos o las operaciones por fases.
Por qué es importante: sustituye las diapositivas con mucho texto por imágenes limpias y legibles.
Úselo para LOGSTAT, flujo de problemas de equipamiento o planificación de rango por fases.
Tutoriales de SharePoint
Cómo usar SharePoint para principiantes – Bulb Digital (11:41)
Qué enseña: Conceptos básicos para cargar, organizar y compartir archivos en SharePoint.
Por qué es importante: Cree una carpeta compartida para los documentos administrativos de la empresa que se actualice en tiempo real. Deje de enviar archivos adjuntos por correo electrónico, simplemente envíe el enlace.
Crear y compartir una lista de SharePoint – Michael Alex (10:10)
Qué enseña: Cómo utilizar las listas de SharePoint para el seguimiento de tareas o datos compartidos.
Por qué es importante: Utilícelo para realizar un seguimiento de la PME de la empresa, la finalización del rango o las acciones correctivas. Son visibles para todos los líderes y editables por los usuarios autorizados.
Consejos para el calendario de Outlook
Consejos para Microsoft Outlook – Teacher’s Tech (23:26)
Qué enseña: Cómo utilizar el calendario de Outlook para sincronizar eventos en toda la unidad.
Por qué es importante: Utilícelo para gestionar la formación, el mantenimiento y otros plazos administrativos en una vista compartida con recordatorios, de modo que todos tengan la misma imagen operativa común.
Bonificación: Power BI (objetivo ambicioso)
Power BI para principiantes – Leila Gharani (23:05)
Qué enseña: Cómo crear un panel dinámico en el que se puede hacer clic con datos en tiempo real.
Por qué es importante: Reemplace las estadísticas de la pizarra con una instantánea en tiempo real de la preparación de la empresa que se actualiza automáticamente.
Creación del batallón de infantería de Microsoft Office
Consejo profesional: personal y XO, vean juntos
¿Quiere desarrollar rápidamente la competencia de toda la unidad? Elija un vídeo de habilidades de Microsoft Office cada jueves durante el tiempo reservado para la administración. Algo breve, específico y de utilidad inmediata, como el formato condicional en Excel o los diseños inteligentes en PowerPoint. A continuación, aplíquelo inmediatamente a un producto real de la empresa: listas, rastreadores EDL o solicitudes de apoyo a la formación.
El XO debe actuar como un director jefe de información. Tiene que crear un sistema que produzca buenos productos de forma constante. Cada empresa, pelotón o sección aporta una parte y el XO se asegura de que sean interoperables, implementables y estandarizados. Un buen XO no opera en el vacío, sino que dirige el ecosistema de información de mando.
Este es el plan de juego para ese XO:
Asignar funciones y responsabilidades: Hacer que los tenientes y los SNCO sean responsables del formato y las fórmulas en toda la empresa. Garantizar la continuidad para asegurarse de que todo se actualice cuando se produzcan rotaciones de puestos. Esto da responsabilidad a ambos lados de la división entre oficiales y SNCO y mantiene la coherencia de los productos año tras año.
Estandarizar las plantillas: crear una carpeta compartida en SharePoint o en la unidad interna del batallón con plantillas aprobadas para listas, rastreadores y diapositivas. Crearlas una vez y guardarlas para siempre. Todas las compañías utilizan el mismo lenguaje de diseño, fuentes, colores y estructura, de modo que el batallón parece una sola unidad en lugar de cinco unidades diferentes.
Hacerlo desplegable: asegurarse de que todos los rastreadores o productos de planificación cumplan con el NIPR y sean lo suficientemente ligeros como para sobrevivir a un compuesto MEU. Si no se puede transportar en un ordenador portátil del gobierno o migrar a SIPR, no cuenta. El sistema debe sobrevivir al embarque.[NIPR (Non-classified Internet Protocol Router Network): Se refiere a la red utilizada para el intercambio de información no clasificada pero sensible.MEU (Marine Expeditionary Unit): Es la Unidad Expedicionaria de Marines. El texto utiliza la expresión «sobrevivir a un compuesto MEU» para indicar que los sistemas y archivos diseñados deben ser lo suficientemente ligeros y portátiles como para seguir siendo funcionales durante el proceso de embarque y despliegue de estas unidades en misiones reales. SIPR (Secret Internet Protocol Router Network): Se refiere a la red utilizada para la transmisión de información clasificada (secreta). Las fuentes advierten que si una herramienta digital no tiene la capacidad de ser migrada a SIPR cuando la misión lo requiera, no se considera un sistema útil para el combate.]
Aplicar y auditar: Las operaciones deben realizar comprobaciones aleatorias de los productos constantemente para mantener un control de calidad estricto. No se trata de microgestión, sino de responsabilidad por la preparación. Un buen archivo de Excel es como un arma limpia: funciona cuando lo necesitas.
Institucionalizar los hábitos de la guarnición: El mismo proceso que actualiza las listas de entrenamiento en la guarnición debe alimentar la lista de verificación previa al combate en el campo. Los mismos diseños de PowerPoint deben impulsar las diapositivas CONOPS de la empresa durante la preparación y el despliegue.
El juego largo aquí es el ritmo. Un batallón que puede producir datos limpios, informes coherentes y visuales sincronizados más rápido que sus pares mueve la información a la velocidad de la decisión. Eso es letalidad, solo que traducida a Excel.
Un batallón universitario de Microsoft Office no gana tiroteos con tablas dinámicas, pero sí gana la batalla del tiempo, el recurso más finito en cualquier operación.
Envía este artículo a tu compañero de batalla y hazle saber que estás pensando en su letalidad.
El retorno de la inversión es real
El retorno de la inversión es medible. Si cada pelotón pierde solo tres horas a la semana en fricciones administrativas redundantes, entre cuatro pelotones y 40 semanas de entrenamiento, eso supone 480 horas de trabajo perdidas que podrían haberse dedicado a ensayar MOUT, prepararse para disparos reales o realizar PME real. Al enseñar conocimientos básicos de Office, recuperamos ese tiempo y se lo devolvemos a los combatientes.
No se trata de convertir a los soldados de infantería en compradores de S o en burócratas. Se trata de eliminar las fricciones que impiden a los marines entrenarse. A un fusilero no se le permitiría ir al campo sin saber cómo solucionar una doble alimentación. Entonces, ¿por qué nos parece bien que un comandante de pelotón no sepa cómo elaborar una lista? La administración nunca desaparecerá, pero podemos hacerla menos dolorosa. Y cuando lo hagamos, recuperaremos tiempo, repeticiones y cordura.
Nos guste o no, Microsoft Office es un elemento crítico en la fase de formación, tanto para el entrenamiento como para las operaciones. Podemos vivir en la negación o actuar con decisión. Los buenos marines son dueños de su sector, independientemente del puesto que se les asigne. Dominarlo o ser dominado: esas son tus opciones.
El capitán Mitchell Teefey es un oficial de infantería en servicio activo. Actualmente se desempeña como oficial de operaciones de la estación de reclutamiento de Sacramento. Se le puede contactar en Mitchell.Teefey@marines.usmc.mil.
Hasta aquí, los marines. Ahora, nosotros, lo primero, no uses Microsoft si no es estrictamente necesario, usa software libre sin cajas negras y sin depender de una multinacional depredadora estadounidense. Dicho esto, podemos hacer un volcado o transferencia de conocimiento a las áreas donde trabajamos día a día:
Lo que los Marines han aprendido por las malas es que la verdadera disciplina no se demuestra solo pegando tiros, sino eliminando la fricción administrativa que devora el tiempo. El concepto es simple pero demoledor: la competencia digital en herramientas básicas como Excel o PowerPoint no es una tarea de «oficinistas», es una habilidad de combate que genera tiempo para lo que realmente importa. Si un mando intermedio maneja estas herramientas con habilidades de la edad de piedra, está obligando a su equipo a reconstruir listas desde cero y a esperar información que debería estar disponible para todos en tiempo real. La clave está en diferenciar el «tiempo rojo» o de ejecución, de ese «tiempo azul» dedicado a pensar y diseñar sistemas que hagan que la acción sea fluida y sin errores.
Para personas académicas, esto implica dejar de ver la gestión de datos de investigación o de alumnos como una carga inevitable para entenderla como el diseño de su propio ecosistema de información. En lugar de perder días en tareas manuales y repetitivas, la persona académica debe invertir en ese «tiempo azul» creando bases de datos con validación para que la información entre limpia y sin errores. El objetivo no es hacer más administración, sino construir sistemas, como carpetas compartidas o listas automatizadas, que eliminen el intercambio infinito de correos electrónicos con archivos adjuntos que se quedan obsoletos al minuto. Al final, cada hora que un profesor no pierde peleándose con el formato de una presentación es una hora que gana para investigar o tutorizar, recuperando su «potencia» intelectual.
En el mundo de los profesiones liberales y autónomas, donde el tiempo es literalmente dinero, esta filosofía es una cuestión de supervivencia económica. Una persona autónoma debe actuar como su propia «gestora de información jefe», utilizando funciones para cruzar datos de clientes y facturación en segundos en lugar de hacerlo a mano. La aplicación práctica aquí es dejar de trabajar «en» el negocio para dedicar un rato a trabajar «sobre» el negocio, diseñando cuadros de mando sencillos que le avisen, mediante formatos condicionales, de qué facturas están vencidas o qué proyectos entran en zona de riesgo. No se trata de ser experta en datos, sino de no permitir que la burocracia propia le robe las horas que debería estar facturando o descansando.
Para las personas cuadros medios de las empresas, la lección de los Marines es que su rol principal es estandarizar y facilitar el flujo de información para que sus equipos no «mueran» por el camino. Una jefe de equipo no puede permitir que las personas a su cargo pasen horas retocando diapositivas de PowerPoint; debe imponer el uso de patrones de diapositivas y gráficos vinculados a hojas de cálculo que se actualicen solos. Al estandarizar plantillas y procesos de reporte, el mando intermedio gana «tempo», permitiendo que su departamento tome decisiones a la velocidad del dato y no a la velocidad de la última reunión de actualización.
En definitiva, hay que dejar de pedirle a la gente que trabaje más duro y empezar a construir los sistemas que les den la claridad necesaria para trabajar mejor. O manejas tu administración, o ella te manejará a ti.
¿Cómo aplicar el ‘tiempo azul’ en la gestión de equipos?
Para aplicar con éxito el «tiempo azul» en la gestión de cualquier equipo, primero hay que entender que no se trata de tiempo libre o de descanso, sino de un tiempo de diseño y pensamiento estratégico que precede a la acción. En la gestión diaria, la mayoría del liderazgo fracasa no por falta de esfuerzo en la ejecución (el tiempo rojo), sino por no invertir lo suficiente en definir cómo debería funcionar el sistema antes de empezar a moverse. La clave práctica está en dejar de decir a los equipos que trabajen más duro y empezar a construir sistemas que produzcan mejores resultados de forma automática, eliminando la fricción administrativa que devora las horas y las personas.
En el día a día, esto se traduce en que la persona responsable del equipo debe actuar gestionando la información, asegurándose de que las herramientas digitales no sean un obstáculo, sino una ventaja táctica. Por ejemplo, en lugar de perder tiempo en reuniones de actualización interminables, el «tiempo azul» se emplea en diseñar cuadros de mando o listas compartidas que permitan a todos visualizar el estado de las tareas en tiempo real. Si un equipo pierde horas reconstruyendo informes o buscando datos que deberían estar centralizados, está «quemando» tiempo de ejecución en errores que se podrían haber evitado con un diseño previo más inteligente.
Una forma muy efectiva de implementar esto sin saturar a la gente es establecer lo que se podría llamar un «bloque de educación administrativa» semanal. Se trata de dedicar una hora fija a que el equipo aprenda una habilidad técnica específica —como usar validación de datos para evitar errores de entrada o crear plantillas maestras en PowerPoint— y aplicarla inmediatamente a un producto real del trabajo. Al estandarizar estas plantillas y procesos, se garantiza que el equipo hable el mismo lenguaje visual y operativo, lo que permite que la información fluya a la velocidad de la toma de decisiones.
Finalmente, el objetivo de priorizar el «tiempo azul» es ganar «tempo». Cada hora invertida en automatizar un reporte o en limpiar una base de datos es una hora que se le devuelve al equipo para que realice su trabajo esencial, ya sea investigar, vender o diseñar. Al final del día, gestionar el sistema para que sea indoloro no es un lujo burocrático, es la única forma de garantizar que el talento humano se use para lo que realmente importa y no para pelearse con una hoja de cálculo mal diseñada. Manejar la administración del equipo con maestría es, en última instancia, lo que permite que la unidad funcione como una entidad cohesionada y no como un grupo de individuos perdidos en el caos de los datos.
¿Qué indicadores definen si el ‘tiempo azul’ está siendo efectivo?
Para determinar si la inversión en «tiempo azul» (el tiempo dedicado a pensar, planificar y diseñar sistemas) está siendo efectiva, existen varios indicadores clave de rendimiento que van más allá de la simple productividad técnica:
- Reducción de la fricción en el «tiempo rojo»: El indicador más claro es que el tiempo de ejecución (tiempo rojo) ya no se desperdicia en solucionar errores, pedir aclaraciones o corregir datos. Si el equipo puede dedicarse por completo a su tarea principal —ya sea ensayar tácticas, investigar o producir— sin interrupciones administrativas, el tiempo azul ha cumplido su objetivo.
- Ganancia de «Tempo» y velocidad de decisión: Una inversión efectiva permite que la información se mueva a la velocidad de la toma de decisiones. Esto se mide por la capacidad de generar informes actualizados, datos limpios y visualizaciones sincronizadas de forma casi instantánea, superando la velocidad de los competidores o de los procesos manuales previos.
- Eliminación de la redundancia y tareas duplicadas: El tiempo azul es efectivo si se deja de construir el mismo listado varias veces en diferentes formatos. El uso de herramientas para cruzar datos automáticamente en segundos, en lugar de realizar referencias cruzadas manuales, es un indicador táctico de éxito.
- Visibilidad «a un solo vistazo»: Un sistema bien diseñado permite que cualquier líder o miembro del equipo identifique elementos vencidos, riesgos o estados de proyectos de forma inmediata mediante el uso de formato condicional (por ejemplo, ver en rojo lo que está fuera de plazo).
- Retorno de Inversión (ROI) en horas-persona: La efectividad se puede cuantificar en el tiempo recuperado. Si se logran eliminar fricciones que antes consumían horas semanales por persona, ese tiempo «reclamado» puede ser reinvertido en las funciones críticas de la organización.
- Automatización de la actualización de datos: Se considera un éxito cuando las presentaciones o informes se actualizan solos al cambiar los datos de origen (como gráficos de hojas de cálculo vinculados en PowerPoint), eliminando la necesidad de copiar y pegar capturas de pantalla antes de cada reunión.
- Estandarización y consistencia: El tiempo azul es efectivo cuando todos los departamentos o secciones utilizan el mismo lenguaje de diseño y plantillas, haciendo que la organización funcione como una unidad cohesionada y profesional en lugar de un conjunto de individuos con criterios distintos.
En definitiva, la efectividad del tiempo azul se mide por la creación de un sistema que produzca mejores opciones de forma automática, permitiendo que el equipo deje de «trabajar más duro» y empiece a trabajar con mayor claridad y enfoque.
¿Cómo identificar tareas de ‘tiempo rojo’ que son desperdiciadas?
Identificar las tareas de «tiempo rojo» que se están desperdiciando requiere observar detenidamente dónde se detiene la acción para dar paso a la confusión o al trabajo manual innecesario. El tiempo rojo es el momento de la ejecución pura: estar trabajando un proyecto, realizar o ejecutar una orden. El desperdicio se hace evidente cuando este flujo se interrumpe por lo que se denomina «fricción administrativa», que no es fruto de la pereza, sino de una falta de fluidez digital en las herramientas que ya tenemos a disposición.
Un síntoma claro de este desperdicio es la redundancia operativa. Esto ocurre, por ejemplo, cuando un equipo se ve obligado a reconstruir manualmente el mismo listado o censo varias veces en formatos distintos porque no se han creado sistemas automatizados o bases de datos vinculadas. Si el tiempo de ejecución se gasta corrigiendo errores de entrada de datos o pidiendo aclaraciones que un sistema bien diseñado debería haber resuelto solo, ese tiempo se está robando directamente del trabajo esencial
Otro indicador crítico es la dependencia de procesos analógicos redundantes para la obtención y/o actualización de datos digitales, además, si la información no es «canalizada y visible» para todos los que la necesitan, se pierde tiempo rojo esperando actualizaciones que deberían ser automáticas.
También se identifica el desperdicio en la baja calidad de las herramientas de comunicación. Cuando los calendarios de trabajo se distribuyen como capturas de pantalla en lugar de enlaces vivos, cada actualización requiere un reenvío total y genera confusión. Si los líderes pasan horas formateando diapositivas a mano o lidiando con presentaciones monstruosas de 60 páginas que omiten lo importante, están quemando tiempo rojo en tareas que no contribuyen a la «letalidad» o efectividad de la organización. En definitiva, cualquier momento en el que el equipo esté detenido para solucionar problemas de un sistema mal diseñado, en lugar de estar ensayando o ejecutando, es tiempo rojo desperdiciado por una mala inversión previa en el tiempo azul de diseño.
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